Как правильно написать благодарственное письмо

В нашем быстро меняющемся мире написание благодарственных писем стало чрезвычайной редкостью. Многие люди предпочитают поблагодарить, позвонив или написав в чате. Это быстрее, чем выделить время на то, чтобы сесть, написать и отправить личное письмо. Осмелимся дать вам небольшой совет: найдите время. Эти дополнительные усилия оценит получатель, и именно письменная благодарность выделит вас из толпы.

Благодарственное письмо

Если вы никогда не писали благодарственные письма, начните сейчас! Они очень важны для установления хороших взаимоотношений. И наоборот, не отправляя такие письма, вы можете навредить установлению контактов. Вы можете сказать, что люди не обращают внимания на благодарственные письма, но, поверьте, обращают!

Для отправки письма с благодарностью есть много поводов. Самая очевидная ситуация – когда вы получили подарок. Вы также имеете возможность поблагодарить за сделанное одолжение, дружбу, помощь, отзыв, хороший вечер, вкусный пирог и т.д.

Виды писем

В английской традиции выделяют два вида писем

Письмо-благодарность

Thank-you letter

Письмо-признание

Acknowledgment letter

Общее: укрепляют связи между людьми
Различия:
Причина – какое-либо событие

(отец подарил квартиру)

Причиной этого письма становятся   эмоции

(вы переполнены чувствами и хотите поблагодарить, например, своих родителей за подаренную вам жизнь)

Относится к кратковременному событию

(самые простые ситуации: сказать спасибо за подарок, за приглашение в гости, за хороший вечер, за помощь и т.д.)

Относится к долговременным проектам

(пишут, чтобы выразить благодарность за поддержку в трудный период жизни)

Ожидаемая благодарность, как социальная норма. Люди знают, что их могут поблагодарить и ожидают этого. В данном случае человек сделал что-то хорошее, но не ждёт благодарности. Решение сказать спасибо исходит от того, кто пишет. Оно спонтанное и неожиданное.
Может быть приурочено к сезонным праздникам. Например, письмо постоянным клиентам. Благодарность за конкретное действие.

Эти письма имеют также небольшие различия в структуре и стиле, о которых будет сказано в следующих пунктах.

Формат письма

Для того, чтобы сказать спасибо в письменном виде, используется простой формат.

All thank-you notes have five main parts:

1.     Date (the day, month, and year the note was written).

2.     Greeting (words that begin the letter).

3.     Body (the main part of the letter).

4.     Closing (words that end the letter).

5.     Signature (the letter writer’s name, written by hand).

Все благодарственные письма имеют пять основных частей:

1.     Дата (число, месяц, год, когда было написано).

2.     Приветствие (слова, которые начинают письмо).

3.     Главная или основная часть.

4.     Завершение (слова, которые заканчивают письмо).

5.     Подпись (имя написавшего письмо, написанное от руки).

Рассмотрим на примере:

1. Date.

2. Greeting.

3. Body.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Closing.

5. Signature.

April 8, 2013

Dear Alexander,

Thank you for the new soccer ball. The lightning bolt on it is cool. I needed a new one because my old one was flat.

Maybe we can meet at the playground soon and play ball together. This was the perfect gift for me because I really like soccer.

Thank you for this great birthday gift.

Your friend,

Andrew

8 апреля 2013

Дорогой, Александр.

Спасибо тебе за новый футбольный мяч. Грозовая молния на нём классная. Мне нужен был новый потому, что мой старый мяч сдулся. Возможно мы можем встретиться на площадке скоро и поиграть в мяч вместе. Это был идеальный подарок для меня потому, что я на самом деле люблю футбол.

Спасибо тебе за этот великолепный подарок

Твой друг,

Эндрю

Подробная инструкция для тех, кто хочет поблагодарить за подарок на английском языке:

INSTRUCTIONS:

  1. Start by writing a draft. Write the date at the top of a piece of paper.
  2. On the next line, write the greeting «Dear» and the name of the person who gave you the gift.
  3. Put a comma after the person’s name.
  4. Begin the body of the letter by writing «Thank you for» and the name of the gift.
  5. Use your list about why you liked the gift to write several sentences.
  6. Write a closing.
  7. Put a comma after the closing words.
  8. Look over your draft to make sure there are no mistakes. Make sure there is nothing you want to add.
  9. Copy your draft in your best handwriting to the notepaper.
  10. Sign your name.

Стиль

В зависимости от адресата стиль письма варьируется: формальный и неформальный. При этом правила будут одинаковые.

  1. Покажите себя с лучшей стороны. Отправляйте позитивный посыл. Никогда не пишите писем, когда находитесь в состоянии злобы или раздражения. Отложите работу, пока не улучшиться настроение. Отправить письмо никогда не поздно, но если будет нажата кнопка отправить, то письмо уже не вернуть.
  2. Простота – залог успеха. Пишите, чтобы выразить мысль, а не впечатлить. Расслабленный, понятный, разговорный стиль добавит энергии и ясности вашему письму.
  3. Будьте краткими. Обычно люди очень заняты своими делами, особенно если вы пишите по работе, поэтому не отнимайте у них время длинными благодарственными письмами.
  4. Последовательность. Не путайте человека, который читает. Излагайте мысли чётко и не перескакивайте с одной на другую.
  5. Избегайте длинных слов. Эти слова плохо воспринимаются при чтении, занимают много времени на их осмысление. Например, слово «eliminate» легко заменяется короткими «get rid of».
  6. Делите большой текст на абзацы. Это сделает ваш текст удобочитаемым и красивым зрительно. Если текст разделён, то нам легче находить нужную информацию, пропуская то, что не значимо для нас.
  7. Используйте активный залог. Активный залог делает упор на человека, кто совершает действие. Пассивный залог обращает внимание на объект, над которым совершают действие.

Письмо носит личный характер: тёплый и сердечный тон. Чтобы достичь такого эффекта, используйте в письме:

  • личные местоимения (I, he, we ect.),
  • собственные имена,
  • сокращённые формы (‘ll, ‘re, ‘s etc.)

Рекомендуется также писать от первого лица и варьировать длину предложения, т.е. чередовать короткие и длинные.

Сравнение структур благодарственных писем

Письмо-благодарность

Thank-you letter

Письмо-признание

Acknowledgment letter

Начинается со слов «Thank you» Расскажите, почему вы пишите, за что хотите поблагодарить (ведь эта благодарность неожиданная и люди не ждут от вас письма)
Говорится, за что вы благодарите человека Скажите «спасибо»
Выразите насколько подарок или помощь для вас значимы Объясните, что хорошего они привнесли в вашу жизнь
Завершается письмо благодарностью второй раз Завершается письмо благодарностью второй раз
Полезные фразы:

Thanks so much – Большое спасибо

I appreciate – Я ценю

I am grateful – Я благодарен

 

Полезные фразы:

I wanted to let you know  — Я хотел бы, чтобы Вы знали

You may not be aware – Вы может быть не осознаёте

Here’s why I’m writing you today – Здесь почему я пишу Вам сегодня

Tips Советы

  • Не относитесь к написанию письма, как к скучной домашней обязанности или чему-то обычному, как написать письмо Деду Морозу.
  • Будьте полны энтузиазма и искренними. Даже если человек, которому вы пишите вам не нравиться, то всё равно есть что-то хорошее в нём, за что вы можете написать ему. Найдите это хорошее и напишите!
  • Будьте открытыми, сердечными и пишите в дружелюбном тоне.

Ещё несколько примеров Thank-you letters

September 17, 2013

Dear Aunt Vic,

Thank you for the books. I read them with my mom and dad. They liked them, too. My favourite book was The Fire Truck Adventure. My favourite part was when Herbie dreamt about being a firefighter. My dad is a firefighter. He lets me pretend to drive the fire truck and turn on the lights. It is really fun.

Thank you again,

William

17 сентября 2013

Дорогая тётя Вик,

Спасибо за книги. Я читал их с мамой и папой. Им они тоже понравились. Моя любимая книга была «Приключения огненного фургона». Мой любимый отрывок – когда Херби мечтал о том, чтобы быть пожарным. Мой папа пожарный. Он позволяет мне притворяться, как будто бы я веду пожарную машину и включаю сирену. Это на самом деле весело!

Спасибо ещё раз,

Уильям

July 12, 2013

Dear Grandma,

Thank you for taking me to get ice cream at my favourite place. I loved sharing the chocolate sundae with you. I am glad you like whipped cream and sprinkles just like me. It was a great way to spend a hot summer day. I hope to see you again soon.

Hugs from me,

Annabel

12 июля 2013

Дорогая бабушка,

Спасибо, что сводила меня поесть мороженное в моё любимое место. Мне понравилось делиться с тобой сливочное мороженое с шоколадным сиропом. Я рада, что тебе нравятся взбитые сливки и декоративная обсыпка, точь-в-точь, как и мне. Это был замечательный способ провести жаркий летний день. Надеюсь, что скоро встретимся

Обнимаю,

Анабель

Dear Amy, Bob, Alex, Stephen,

Thank you for the beautiful flowers. It brought so many ooohs and aahs from everyone who passed my room. They brought me such pleasure and really picked up my spirits.

Thank you for being so thoughtful, caring and wonderful — not only now, but as the most wonderful cousins I could ever hope to have.

Family is important, and your love and concern continue to give me joy and strength during my long recuperation.

Best wishes, love, and again — thanks!

Bill

Дорогие Эми, Боб, Алес, Стивен,

Спасибо за прекрасные цветы. Они вызвали столько восхищённых охов и ахов от всех, кто проходил мимо моей комнаты. Они принесли мне столько удовольствия и действительно подняли мне настроение.

Спасибо, что вы такие внимательные, заботливые и замечательные не только сейчас, но вы самые замечательные двоюродные братья и сёстры, каких бы могли у меня быть.

Семья – важна, и ваша любовь и отношение продолжает приносить мне радость и придаёт мне сил для восстановления.

С наилучшими пожеланиями, любовью и ещё раз спасибо!

Билл

Michelle Michaels

100 Broadway Lane

New Parkland

Cell: (555)987-1234

 

Dear Mr. Bradley,

On behalf of the Bank and those from the community who depend on your donation, I would like to thank you for ongoing food drive at your café. By offering a discount on retail products for every non-perishable food item donated, your café and your customers have contributed to people who are in need.

In our small way of saying thank you, I wanted to let you know that we proudly list your café as a Gold Contributor.

Again, thank you for the selfless donations.

Sincerely,

Michelle Michaels

 

 

 

 

 

Уважаемый Мистер Брэдли,

От имени банка и тех из сообщества, кто зависит от вашего пожертвования, я хотел бы поблагодарить вас за постоянную еду в вашем кафе. Предлагая скидку на розничные продукты для каждого не скоропортящегося продукта, и внося пожертвование, ваше кафе и ваши клиенты внесли свой вклад в людей, которые нуждаются.

Наш небольшой способ сказать Вам спасибо: я хотел сообщить вам, что мы с гордостью вносим ваше кафе в список Золотой Вклад.

Еще раз спасибо за бескорыстные пожертвования.

Искренне,

Мишель Майклз

Существуют и другие способы порадовать своих знакомых и близких, поблагодарить их за то, что они просто есть!

Кроме письма, используйте идеи:

  • отправьте электронное письмо;
  • положите записку в карман или шкафчик для вещей;
  • положите письмо в книгу, коробку для обедов или стол;
  • сфотографируйте письмо и поставьте заставку на экран телефона.

Люди совершают хорошие поступки каждый день. Так приятно благодарить за то, что они делают!

Who knows? You may receive a thank you for your thank you!

Автор статьи
Светлана Ерпулева
Учитель английского языка. Опытный копирайтер, пишу статьи в свободное от работы время. Владею английским на продвинутом уровне.
Ссылка на основную публикацию
Adblock detector